Відкриття ФОП в Україні — це не лабіринт з бюрократичних пасток, а чіткий алгоритм із кількох зрозумілих кроків. Усе, що потрібно: трохи часу, уважність до деталей і правильна послідовність дій. Не має значення, чи реєструєте ви ФОП онлайн чи у паперовому вигляді — процедура вже давно стала максимально прозорою, а більшість сервісів працюють швидко навіть у невеликих містах. У цій статті ви знайдете абсолютно всі дієві інструкції, реальні підказки і важливі нюанси, які допоможуть зареєструвати ФОП без зайвих витрат і неочікуваних сюрпризів.
Що таке ФОП і для чого потрібна офіційна реєстрація
ФОП — це фізична особа-підприємець, яка здійснює бізнес-діяльність офіційно та відповідає за свої зобов’язання всім своїм майном. Реєстрація ФОП — обов’язкова умова для легальної роботи, укладання договорів, отримання оплат за товари чи послуги, участі в тендерах і ведення бухгалтерії у спрощеному форматі.
Оформлення ФОП — це не лише про сплату податків, а й про можливість вільно працювати, відкривати рахунки, офіційно наймати працівників і розвивати власну справу без страху перевірок або штрафів.
Які документи потрібні для відкриття ФОП
Базовий перелік документів для реєстрації ФОП невеликий. Зібрати їх можна за день, а подати — навіть онлайн. Ось що знадобиться незалежно від вибраної форми подачі:
- Паспорт громадянина України (або ID-картка) та РНОКПП (ідентифікаційний код).
- Заява про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця (форма №10, якщо на папері).
- Електронний підпис (КЕП) — якщо реєструєтеся онлайн.
- Дані про майбутні види діяльності (КВЕД), які плануєте вказати.
Додатково можуть знадобитися:
- Довіреність — якщо подаєте документи через уповноважену особу.
- Довідка про місце реєстрації — якщо адреса вказана за іншою пропискою.
Як вибрати і правильно вказати КВЕДи для ФОП
КВЕД — це класифікатор видів економічної діяльності, який визначає, чим саме офіційно займається ФОП. Від правильного вибору КВЕД залежить, чи зможете ви надавати певні послуги, продавати товари чи брати участь у тендерах. Один ФОП може мати кілька КВЕДів, але основний потрібно вказати на першому місці.
- Обирайте КВЕДи, які точно відповідають вашим реальним планам (наприклад, 62.01 — комп’ютерне програмування, 47.91 — роздрібна торгівля онлайн).
- Вказуйте додаткові КВЕДи з запасом — це не впливає на податки, але дозволяє розширити перелік послуг без зміни реєстрації.
- Перед вибором перевірте обмеження для різних груп платників єдиного податку: не усі КВЕДи дозволені для 2-ї чи 3-ї групи.
Не потрібно сплачувати додатково за кількість КВЕДів — важливо лише, щоб вони відповідали вашим фактичним операціям і не суперечили податковим правилам для обраної групи.
Де і як зареєструвати ФОП — онлайн та офлайн рішення
Сьогодні зареєструвати ФОП можна двома способами: у паперовій формі через державного реєстратора або онлайн через портал “Дія” чи державний реєстр юросіб та ФОП. Кожен з варіантів має свої плюси та особливості.
Онлайн-реєстрація ФОП через “Дію”
Цей спосіб є найшвидшим і найзручнішим для більшості заявників — процедура триває від кількох годин до одного-двох днів, і не потребує відвідувань держустанов.
- Авторизуєтеся на порталі “Дія” за допомогою електронного підпису або BankID.
- Заповнюєте онлайн-форму реєстрації, вказуєте КВЕДи, адресу, контактні дані.
- Підписуєте заявку КЕП — і відправляєте її державному реєстратору автоматично.
- Очікуєте підтвердження про реєстрацію ФОП у кабінеті або на e-mail (довідку можна завантажити одразу після внесення до реєстру).
Зверніть увагу: після онлайн-реєстрації дані автоматично передаються до податкової, але обрати групу єдиного податку та подати заяву про перехід потрібно окремо, у тому ж сервісі або через Електронний кабінет платника.
Паперова реєстрація через державного реєстратора
Для тих, хто не має електронного підпису або зручніше працює офлайн, реєстрація можлива у будь-якому ЦНАП, нотаріуса чи держреєстратора. Процедура наступна:
- Збираєте всі необхідні документи.
- Заповнюєте заяву встановленого зразка (форма №10).
- Передаєте документи особисто або через уповноважену особу.
- Отримуєте витяг з ЄДР — це ваш офіційний документ про реєстрацію ФОП.
Реєстрація займає не більше 24 годин, якщо всі документи заповнені коректно.
У 99% випадків відкриття ФОП онлайн швидше, безпечніше й дешевше. Паперовий варіант варто обирати лише тоді, коли немає фізичного доступу до електронних сервісів.
Якою має бути адреса реєстрації ФОП
Адреса ФОП — це місце вашої реєстрації як фізичної особи (прописка). Вказувати адресу офісу, магазину чи місця фактичної діяльності не потрібно, якщо вона відрізняється. Всі офіційні повідомлення будуть надходити на цю адресу, тому важливо стежити за її актуальністю.
- Вказуйте тільки свою реальну адресу прописки.
- Якщо змінили місце проживання — повідомте держреєстратора і податкову для оновлення даних.
- Адреса реєстрації не впливає на можливість працювати по всій Україні, але визначає, до якого податкового органу ви відноситесь.
Не плутайте адресу ФОП із юридичною адресою для ТОВ — для ФОП це лише місце постійної реєстрації (прописка), а не місцезнаходження бізнесу.
Як обрати систему оподаткування та групу єдиного податку
Після реєстрації ФОП одним із ключових кроків є вибір системи оподаткування. Найпопулярнішими для малого та середнього бізнесу залишаються спрощена система (єдиний податок) і загальна система оподаткування. Від правильного вибору залежать податкове навантаження, звітність та дозвіл на певні види діяльності.
Які групи єдиного податку доступні ФОП і кому вони підходять
- 1-ша група. Для роздрібної торгівлі на ринках, дрібних побутових послуг. Немає найманих працівників, обмеження за доходом — до 1 500 000 грн на рік.
- 2-га група. Для надання послуг населенню, невеликих магазинів, кафе, ІТ-фрілансерів. До 10 співробітників, обмеження за доходом — до 7 500 000 грн на рік.
- 3-тя група. Дозволяє працювати з юридичними та фізичними особами, необмежена кількість працівників, ліміт доходу — до 116 850 000 грн на рік.
Важливо: для 1-ї групи дозволено лише визначені КВЕДи, а для 2-ї — заборонені деякі види діяльності, наприклад, фінансові послуги чи діяльність у сфері азартних ігор.
Загальна система оподаткування — коли вона потрібна
Якщо вид діяльності не підпадає під спрощену систему, доходи перевищують ліміти або є потреба у специфічних КВЕДах, можна працювати на загальній системі оподаткування. У цьому разі ФОП сплачує податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір, а також веде повний облік доходів і витрат.
Спрощена система — ідеальний вибір для більшості ФОП, але якщо потрібна робота з великими компаніями чи плануєте перевищити ліміти, краще одразу обрати загальну систему.
Реєстрація у податковій та перехід на єдиний податок
Після внесення до ЄДР новий ФОП автоматично стає на облік у податковій за місцем реєстрації. Проте, щоб перейти на спрощену систему та обрати групу єдиного податку, потрібно подати окрему заяву (заява про застосування спрощеної системи оподаткування).
- Онлайн — через “Дію” або Електронний кабінет платника податків (заява подається в розділі “Заяви, запити для ФОП”).
- Офлайн — особисто у податковій за місцем реєстрації.
- Кінцевий термін — не пізніше ніж у день подачі реєстраційної заяви або протягом 10 днів після держреєстрації ФОП.
У разі порушення термінів ФОП автоматично опиняється на загальній системі і перейти на спрощену можна буде лише з наступного кварталу.
Рахунок у банку для ФОП — нюанси відкриття та використання
ФОП не зобов’язаний мати окремий рахунок, якщо клієнти платять готівкою, але для безготівкових розрахунків, співпраці з юрособами й отримання платежів від компаній обов’язково відкривають поточний рахунок “для фізичної особи-підприємця”.
- Вибір банку — орієнтуйтеся на швидкість відкриття, тариф, мобільний додаток і підтримку інтеграцій.
- Документи: паспорт, ідентифікаційний код, витяг або виписка з ЄДР, реквізити ФОП, КЕП (для онлайн-банкінгу).
- Онлайн-банки дозволяють відкрити рахунок за 1–2 години з дому, без візиту до відділення.
- Операції за рахунком ФОП контролюються податковою, тому особисті та бізнес-транзакції бажано розділяти.
Якщо плануєте співпрацювати з компаніями чи працювати з маркетплейсами — відкриття рахунку ФОП є обов’язковою умовою.
Коли потрібна печатка для ФОП і як її оформити
Чинне законодавство не вимагає мати печатку для ФОП, але деякі партнери, банки чи тендерні майданчики можуть вимагати її для підписання договорів або оформлення документів.
- Оформити печатку можна у будь-якій компанії, що виготовляє штампи — достатньо надати копію витягу з ЄДР та паспорт.
- Вартість печатки — від 300 до 800 грн, термін виготовлення — 1–2 дні.
- Печатка не є обов’язковою і не потрібна для податкової чи відкриття рахунку, але може бути корисною для іміджу та спрощення документообігу.
Реєстрація ФОП із найманими працівниками — що потрібно знати
ФОП має право офіційно наймати працівників (кількість залежить від обраної групи єдиного податку). Для цього слід дотриматися низки процедур:
- Оформити письмовий трудовий договір із кожним працівником.
- Подати повідомлення про прийняття на роботу до податкової (до початку роботи співробітника).
- Вести облік робочого часу, розраховувати та сплачувати ЄСВ, ПДФО і військовий збір за працівників.
- Вчасно подавати звітність щодо найманих осіб через електронний кабінет платника.
Оформлення працівників “у білу” дозволяє уникнути штрафів, проблем із контролюючими органами й мінімізує ризики трудових спорів.
Єдиний соціальний внесок: як і коли його сплачувати
ЄСВ — це обов’язковий платіж для всіх ФОП, незалежно від обраної системи оподаткування, навіть якщо діяльність тимчасово не ведеться чи немає доходу.
- Ставка ЄСВ — 22% від мінімальної заробітної плати.
- Терміни сплати — щокварталу, до 20-го числа місяця, що настає за звітним кварталом.
- У разі наявності найманих працівників ЄСВ сплачується окремо за кожного співробітника.
Несплата або несвоєчасна сплата ЄСВ — підстава для штрафів, пені й навіть автоматичного закриття ФОП у разі тривалих боргів.
Звітування та податкові обов’язки ФОП — що обов’язково, а що можна автоматизувати
Підприємець на спрощеній чи загальній системі зобов’язаний регулярно подавати звітність та сплачувати податки. Однак більшість процесів сьогодні можна автоматизувати через електронний кабінет платника податків або сервіси онлайн-бухгалтерії.
Обов’язкові звіти для ФОП на спрощеній системі
- Декларація платника єдиного податку — подається щокварталу або раз на рік (залежно від групи).
- Звіт з ЄСВ — щороку для себе, щомісяця за найманих працівників.
- У разі найму співробітників — повідомлення про прийняття на роботу та звітність щодо зарплатних податків.
Декларації можна подати особисто у податковій, через електронний кабінет або за допомогою бухгалтерського програмного забезпечення. Більшість банківських платформ також пропонують інтеграцію з податковою для напівавтоматичної сплати та подачі звітів.
Звітність для ФОП на загальній системі оподаткування
- Декларація про майновий стан і доходи — подається щороку.
- Звітність з ЄСВ — аналогічно до спрощеної системи.
- Додаткові розрахунки ПДФО, військового збору, а також податковий облік витрат і доходів.
Регулярність і повнота звітності — ключ до уникнення штрафів та блокування рахунків. Якщо не впевнені у своїх силах, варто делегувати облік професійному бухгалтеру або скористатися спеціалізованими сервісами.
Як правильно вести облік доходів і витрат ФОП
Відповідно до законодавства, ФОП на спрощеній системі має вести облік доходів (журнал не потрібен, достатньо електронної таблиці чи бухгалтерської програми), а на загальній системі — облік і доходів, і витрат.
- Зберігайте всі первинні документи — чеки, квитанції, акти виконаних робіт, банківські виписки.
- Регулярно оновлюйте дані про надходження та витрати, щоб уникнути плутанини у кінці звітного періоду.
- Для автоматизації обліку використовуйте хмарні сервіси: вони допомагають уникнути помилок і спрощують підготовку до податкових перевірок.
Відсутність чіткої системи обліку — одна з головних причин штрафів і блокування рахунків ФОП, навіть якщо всі податки сплачені.
Внесення змін у дані ФОП — що і як оновлювати
Після реєстрації ФОП ви можете зіткнутись із необхідністю змінити адресу, КВЕД, прізвище чи систему оподаткування. Для цього передбачено спрощені процедури, які доступні як онлайн, так і через держреєстратора.
- Зміна КВЕД — подайте заяву через “Дію” або у найближчому ЦНАП. Нові види діяльності можна додати за 1–2 дні.
- Зміна місця проживання — оновіть дані в держреєстрі та повідомте податкову.
- Перехід на іншу групу єдиного податку — можливий на початку року або кварталу (залежно від групи), заяву подають через електронний кабінет.
- Зміна прізвища — підтверджується документально, процедура аналогічна першій реєстрації.
Вчасне оновлення всіх даних — запорука відсутності проблем із банками, партнерами та держорганами.
Тимчасове припинення роботи або закриття ФОП — як не “зависнути” з боргами
ФОП можна не лише відкрити, а й тимчасово призупинити діяльність або закрити повністю. Від простої неактивності це відрізняється обов’язковими процедурами і уникненням боргів по ЄСВ чи іншим податкам.
Як призупинити діяльність без закриття ФОП
- Просто не ведете діяльність, не отримуєте доходу, але продовжуєте сплачувати ЄСВ та подавати “нульову” звітність.
- Якщо не плануєте діяльність довго — краще офіційно закрити ФОП, інакше борги накопичуватимуться автоматично.
Як закрити ФОП — покрокова інструкція
- Подати заяву про припинення діяльності ФОП через “Дію”, ЦНАП або держреєстратора.
- Погасити всі податкові зобов’язання, здати остаточний звіт з ЄСВ та єдиного податку.
- Дочекатися інформації про зняття з обліку у податковій (зазвичай — до 2–3 місяців).
- Закрити банківський рахунок ФОП після завершення всіх процедур (за потреби).
Не залишайте ФОП “в підвішеному стані” — навіть без діяльності, але без офіційного закриття, продовжуєте накопичувати борги по ЄСВ та ризикуєте отримати штрафи.
Найпоширеніші помилки при відкритті ФОП і як їх уникнути
Навіть у простій процедурі відкриття ФОП є типові помилки, які можуть дорого коштувати часу і грошей. Ось найважливіші з них:
- Невірно обраний КВЕД або відсутність додаткових КВЕДів “про запас”.
- Пропуск термінів подачі заяви на єдиний податок — автоматичний перехід на загальну систему.
- Відкриття рахунку ФОП на особисте ім’я — призводить до блокування платежів і проблем з податковою.
- Забуті або несвоєчасно сплачені ЄСВ та податки.
- Відсутність регулярної звітності, навіть якщо діяльність не ведеться.
- Неоновлені дані у держреєстрі після зміни адреси, прізвища чи КВЕДу.
Уникнути проблем допоможе чіткий контроль кожного кроку, уважність до деталей та використання офіційних електронних сервісів.
Практичні лайфхаки для нових ФОП
- Одразу створіть окрему електронну пошту для спілкування з податковою, банком і партнерами.
- Використовуйте мобільний додаток банку для контролю рахунку й отримання сповіщень про платежі.
- Зберігайте копії всіх поданих заяв і відповідей від податкової у хмарі чи на надійному носії.
- Підключіть SMS-інформування про податкові борги чи нові повідомлення у кабінеті платника.
- Регулярно перевіряйте свій статус у ЄДР і відсутність податкових заборгованостей на офіційному сайті податкової.
Системність і цифрові інструменти — ваші головні союзники для комфортної роботи й відсутності несподіваних штрафів.
Висновок
Відкриття ФОП в Україні — це вже давно не складний квест із чергами та незрозумілими формулярами. Достатньо мати базовий пакет документів, чітко визначитися з КВЕДами, обрати оптимальну систему оподаткування й уважно дотримуватись алгоритму дій — і вже за кілька днів ви отримаєте офіційний статус підприємця. Розвинена мережа онлайн-сервісів, електронний кабінет платника та мобільні банківські додатки дозволяють управляти всіма адміністративними питаннями без зайвих зусиль, а автоматизація дає змогу уникати типових помилок навіть тим, хто відкриває власну справу вперше.
Важливо пам’ятати про своєчасну сплату ЄСВ, регулярну подачу звітності та постійне оновлення даних у держреєстрі. Це не лише формальність, а й гарантія відсутності штрафів, блокування рахунків і втрати клієнтів. Не бійтеся змінювати КВЕДи чи систему оподаткування у процесі розвитку бізнесу — ці інструменти гнучкі й адаптивні під різні етапи вашої справи.
Користуйтеся сучасними цифровими рішеннями, не відкладайте на потім обов’язкові процедури, слідкуйте за своїми податковими зобов’язаннями — і відкритий сьогодні ФОП стане надійною опорою для вашої підприємницької свободи. Власна справа починається з простого кроку — і цей крок вже максимально простий, якщо знати всі нюанси та діяти системно.