Оцифрувати трудову книжку зараз можна всього за кілька кроків — це реально зробити самостійно, не звертаючись до кадровика чи бухгалтерії. Весь процес займає від 10 хвилин до години, і для цього потрібен лише доступ до інтернету, скани або якісні фото сторінок книжки та електронний підпис. Далі — покроково, як це зробити: від підготовки документів до перевірки результату у своєму електронному кабінеті.
Що потрібно для самостійного оцифрування трудової книжки
Перед завантаженням трудової книжки в електронному форматі переконайтеся, що маєте всі необхідні дані та інструменти. Від їхньої якості залежить швидкість і правильність оцифрування.
- Оригінал трудової книжки з усіма заповненими сторінками.
- Сканер або смартфон з камерою для створення чітких зображень сторінок.
- Доступ до інтернету для входу в особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду України.
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — отримати його можна дистанційно в одному з акредитованих центрів сертифікації ключів.
Як підготувати скани чи фото трудової книжки
Якість зображень — ключовий момент для успішного оцифрування. Документ має бути повністю читабельним, без засвічень, тіней чи розмиття. Використовуйте сканер або смартфон з камерою понад 8 Мп.
- Скани мають бути у форматі JPG або PDF.
- Кожна сторінка — окремий файл або багатосторінковий PDF.
- Перевірте, щоб усі записи, підписи й печатки були чітко видимі.
- Не обрізайте краї сторінок, залишайте невелике біле поле навколо — це прискорить перевірку.
“Найчастіше відхиляють заявки через нечіткі фото або відсутність підписів на сторінках з записами.” — із досвіду фахівців Пенсійного фонду.
Покрокова інструкція — як оцифрувати трудову книжку через портал Пенсійного фонду
Усі основні дії виконуються через електронний кабінет на порталі Пенсійного фонду України. Процес інтуїтивний, але вимагає уважності до деталей.
Крок 1. Вхід до особистого кабінету з КЕП
Для початку потрібно зайти на portal.pfu.gov.ua через комп’ютер або смартфон. Авторизація здійснюється за допомогою КЕП.
- Обирайте “Вхід за КЕП”.
- Вкажіть свій файл ключа (наприклад, key-6.dat) і пароль до нього.
- Після входу знайдіть розділ “Електронна трудова книжка”.
Крок 2. Завантаження сканів трудової книжки
У меню оберіть пункт “Надати скан-копії трудової книжки”. З’явиться форма для завантаження файлів.
- Виберіть тип документа — “Трудова книжка”.
- Додавайте скан кожної сторінки окремо у відповідні поля.
- Заповніть коротку анкету — ПІБ, ІПН, контактний телефон.
Практична порада — як уникнути помилок
Не поспішайте: після кожного завантаження переконайтеся, що завантажено саме ту сторінку (перевірте номер і зміст). Якщо програма не приймає файл — переконайтеся, що розмір не перевищує 2 МБ, а формат — JPG або PDF.
Крок 3. Підписання заявки та відправка
Після завантаження всіх сторінок натисніть “Підписати та відправити”. Система запропонує ще раз обрати файл КЕП та підтвердити підпис.
- Не закривайте сторінку до завершення відправки.
- На пошті має з’явитися лист-підтвердження про прийом документів.
“Ваша заявка буде розглянута протягом кількох днів, статус можна відстежувати в кабінеті.” — роз’яснення від служби підтримки ПФУ.
Що робити, якщо система відхилила скани чи заявку
Після надсилання пакет перевіряється фахівцем ПФУ. Якщо заявка відхилена — причину вказують у коментарях. Найпоширеніші причини:
- Нечіткість або відсутність підпису та печатки на сторінці з записом про прийом/звільнення.
- Завантажено не всі сторінки (наприклад, пропущено розділ “Відомості про нагородження” або додатки).
- Файл не відкривається або має невірний формат.
Як виправити ситуацію
Перевірте коментар служби підтримки та повторно відскануйте чи сфотографуйте сторінки, які відхилили. Завантажте їх повторно в особистому кабінеті, не створюючи нову заявку.
“Дублювати заявки не потрібно — повторне завантаження виправлених файлів у старій заявці пришвидшує розгляд.” — порада експерта з цифровізації документів.
Як перевірити статус і результат оцифрування трудової книжки
Після того, як ви завантажили всі сторінки трудової книжки та підписали заявку КЕП, важливо відстежувати подальший статус обробки документів. Це допоможе переконатися, що ваша трудова історія успішно перенесена до електронного реєстру.
Де шукати статус заявки
Увійдіть у свій особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду. В розділі “Мої звернення” або “Заяви” відображаються всі ваші запити, зокрема й щодо оцифрування трудової книжки.
- Статус “На розгляді” означає, що документи ще перевіряються фахівцем.
- Статус “Відхилено” — дивіться коментар і дійте згідно з підказками.
- Статус “Опрацьовано” або “Завершено” — ваші дані внесені до системи.
Як побачити свої оцифровані записи
Після завершення обробки ви можете переглянути свій електронний трудовий стаж у розділі “Електронна трудова книжка”. Там з’являються всі дані, які було перенесено з паперової книжки.
- Перевірте, чи всі періоди роботи та записи співпадають з оригіналом трудової книжки.
- Якщо є відсутні записи або помилки, зверніться через особистий кабінет із заявою на коригування.
Корисна порада
Зберігайте електронну копію трудової книжки на своєму комп’ютері або у хмарному сховищі. Це стане у пригоді для подачі документів до інших установ чи під час зміни місця роботи.
“Електронна трудова книжка — це не просто скан, а офіційний цифровий запис вашого стажу, який визнається всіма державними органами.” — коментар юриста з трудового права.
Особливості оцифрування для різних категорій працівників
Деякі нюанси можуть виникати у держслужбовців, військовослужбовців та працівників, які мають перерви в трудовій діяльності або працювали за сумісництвом. Важливо знати кілька моментів, які допоможуть уникнути плутанини.
Якщо у трудовій книжці є записи про військову службу
Зазвичай сторінки з записами про службу додаються окремо, іноді — на вкладках. Не пропускайте їх під час сканування. Якщо у вас є військовий квиток із записами про службу, його теж можна додати у розділі “Додаткові документи”.
- Скануйте всі сторінки з записами про службу, навіть якщо вони не є частиною основної книжки.
- Уважно перевіряйте наявність підписів та печаток на цих сторінках.
Що робити, якщо працювали за сумісництвом або на декількох роботах
У такому випадку скануйте всі записи про прийняття на роботу та звільнення, що містяться у трудовій книжці. Якщо є додатки або вкладки (наприклад, із відомостями про роботу за сумісництвом), їх також варто додати до пакету документів.
Як діяти у разі відсутності окремих записів чи втрачених сторінок
Якщо сторінки трудової книжки втрачено або частина записів відсутня, вкажіть це у коментарі до заявки. За потреби можна долучити довідки з місць роботи або інші підтверджуючі документи.
- Додайте скани довідок, виданих роботодавцями, із зазначенням періодів роботи.
- Якщо сторінку втрачено безповоротно, подайте заяву про відновлення записів через Пенсійний фонд або зверніться до архіву.
“Відсутність окремих сторінок не блокує оцифрування, якщо є альтернативні підтвердження стажу.” — роз’яснення з офіційного блогу ПФУ.
Типові помилки та як їх уникнути — досвід користувачів і фахівців
Навіть простий процес оцифрування може загальмувати через дрібні помилки. Ось перелік найбільш поширених “підводних каменів” і як їх обійти.
- Неповний пакет сканів. Часто забувають про початкові сторінки або додаткові записи. Завжди перевіряйте, що всі сторінки, навіть чисті, додані до пакету — так працюють внутрішні перевірки ПФУ.
- Погана якість фото. Неякісні зображення — причина відмови №1. Використовуйте режим “документи” у смартфоні або безкоштовні додатки для сканування.
- Відсутність підпису та печатки. Звертайте особливу увагу на сторінки з прийомом на роботу і звільненням — навіть одна відсутня печатка може призвести до відхилення.
- Невірний формат файлів. Перетворіть фото у PDF або JPG, переконайтеся, що розмір не перевищує ліміт (зазвичай — 2 МБ на файл).
- Неуважність при підписі КЕП. Використовуйте лише актуальний підпис і не закривайте браузер під час підпису заявки.
Що робити, якщо виникли технічні складнощі
Якщо портал підвисає, не відкриває сторінку або не приймає файл, спробуйте:
- Оновити браузер або використати інший (найкраще працює Google Chrome або Mozilla Firefox).
- Очистити кеш і кукі браузера.
- Перезавантажити комп’ютер або зайти з іншого пристрою.
- Звернутися до онлайн-підтримки ПФУ — чат-бот відповідає швидко та допомагає вирішити більшість проблем.
“З технічними питаннями стикаються багато користувачів — не варто панікувати, більшість помилок вирішуються простою перезавантажкою або повторним входом.” — поради з форуму цифрової підтримки.
Як зберегти й використовувати електронну трудову книжку у майбутньому
Після успішного оцифрування трудової книжки та внесення всіх записів до електронного реєстру важливо знати, як правильно зберігати та використовувати ці дані у повсякденному житті. Сучасна електронна трудова книжка — це не просто копія документу, а повноцінний цифровий інструмент для підтвердження стажу, оформлення пенсії чи зміни місця роботи.
Де зберігати електронну копію трудової книжки
Електронна версія трудової книжки зберігається у вашому особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду. Крім того, ви можете завантажити її собі на комп’ютер або у хмарне сховище.
- Файл можна зберегти у форматі PDF для подальшого використання.
- Рекомендується мати резервну копію на флешці або в хмарному сервісі (наприклад, Google Drive чи Dropbox).
- Не передавайте свої документи стороннім особам, зберігайте їх у надійному місці.
Коли електронна трудова книжка потрібна на практиці
Оцифрована трудова книжка стає в пригоді у різних ситуаціях — наприклад, при оформленні на нову роботу, подачі документів на пенсію або для підтвердження стажу за кордоном.
- Під час працевлаштування — надайте витяг з електронної трудової книжки новому роботодавцю.
- Для пенсійного оформлення — вся ваша трудова історія автоматично доступна у системі ПФУ.
- У разі втрати паперової книжки — електронна версія має однакову юридичну силу.
“З моменту оцифрування паперова трудова книжка може залишатися на руках, але всі офіційні дані підтверджує саме електронний реєстр.” — роз’яснення експертів Мінсоцполітики.
Як отримати витяг з електронної трудової книжки
Портал Пенсійного фонду дозволяє сформувати офіційний витяг з електронної трудової книжки. Він підписується електронною печаткою ПФУ і приймається на рівні з оригіналом.
- У розділі “Електронна трудова книжка” оберіть опцію “Сформувати витяг”.
- Документ згенерується автоматично, його можна завантажити як PDF.
- Цей витяг можна надсилати електронною поштою, роздруковувати або подавати до інших установ.
Нюанси для тих, хто працює або працював за кордоном
Якщо у вашій трудовій книжці є записи про роботу за кордоном або ви плануєте виїзд на постійне місце проживання в іншу країну, важливо враховувати кілька моментів при оцифруванні.
Які записи підлягають оцифруванню
До електронної трудової книжки вносяться лише ті записи, що підтверджують стаж, визнаний українським законодавством. Робота за кордоном може бути врахована, якщо є відповідні двосторонні угоди між країнами.
- Додайте скани сторінок з відмітками про роботу за кордоном.
- Якщо є переклади або апостильовані документи, їх також прикладайте до заявки.
- За необхідності звертайтеся за консультацією до територіального органу Пенсійного фонду.
Важливо!
Якщо ви працювали офіційно в іншій країні, підтвердити стаж в Україні можна через подання додаткових документів — довідок, контрактів чи виписок з місцевих реєстрів. Оцифруйте їх разом із трудовою книжкою.
Що робити, якщо у трудовій книжці виявлено помилки або неточності
Під час підготовки до оцифрування нерідко виявляють помилки — наприклад, неправильне написання прізвища, неточні дати або дублікати записів. Виправляти такі помилки потрібно до моменту подачі сканів.
Як виправити помилки до оцифрування
Зверніться до кадрової служби за місцем останньої роботи для внесення виправлень у паперову трудову книжку. Після цього зробіть нові скани та завантажте в систему.
- Підкресліть виправлене, поставте підпис і печатку відповідальної особи.
- Скануйте лише ту сторінку, де були зміни, та завантажте її повторно.
Що робити, якщо помилка виявилась вже після оцифрування
Якщо помилку знайдено вже після внесення даних до електронного реєстру, подайте заяву через особистий кабінет або зверніться до відділення ПФУ. Вам можуть запропонувати надати додаткові документи чи уточнення.
- Описуйте суть помилки максимально чітко.
- Додавайте скани або фото виправлених сторінок чи довідок.
- Стежте за статусом звернення у своєму кабінеті.
“Електронний реєстр дозволяє оперативно вносити зміни — достатньо підтвердити коригування офіційними документами.” — порада від фахівця Пенсійного фонду.
Які ще документи варто оцифрувати разом із трудовою книжкою
Разом із трудовою книжкою рекомендується завантажити інші важливі документи, які підтверджують ваш трудовий чи страховий стаж.
- Довідки з місця роботи (особливо, якщо інформація у трудовій книжці неповна).
- Дипломи, посвідчення про підвищення кваліфікації, сертифікати з навчання.
- Військовий квиток — для підтвердження стажу служби.
- Додатки до трудової книжки, вклеєні сторінки або вкладки.
Усі ці документи можна завантажити у відповідному розділі порталу під час подачі сканів трудової книжки.
Висновок
Оцифрування трудової книжки самостійно — це простий, доступний і цілком безпечний процес, якщо дотримуватись перевірених порад та інструкцій. Від якісних сканів до уважного заповнення заявки, від контролю за статусом подачі до збереження витягів — кожен етап важливий для формування вашої електронної трудової історії. Завдяки електронному реєстру ви отримуєте не лише цифрову копію основного документа, а й спрощуєте собі доступ до державних сервісів, оформлення пенсії, зміни місця роботи та інших юридичних питань. Дотримуючись описаних кроків і порад, можна уникнути типових помилок, захистити власні дані та бути впевненим у правильності перенесення інформації в електронний реєстр.