Відпускні — це не абстрактна премія, а чітко розрахована сума, яку працівник отримує перед офіційною відпусткою. Сума залежить не лише від окладу, а й від багатьох нюансів: премій, лікарняних, відсутності на роботі та навіть змін у законодавстві. Система розрахунку — багатоступенева і має свої підводні камені, які щороку стають дедалі актуальнішими. Нижче — покроковий розбір, як нараховуються відпускні в Україні станом на сьогодні, які формули використовуються, що враховується у розрахунковому періоді, як діяти при нестандартних ситуаціях і як контролювати правильність нарахування.
Які виплати враховуються для розрахунку відпускних — не лише оклад
Більшість працівників вважають, що відпускні — це просто оклад, розділений на кількість днів відпустки. Насправді в розрахунок ідуть не тільки основна зарплата, а й інші виплати, які працівник отримує за розрахунковий період. Ключові з них:
- основна заробітна плата — сума за тарифною ставкою або посадовим окладом;
- надбавки та доплати — за шкідливі умови, особливий характер роботи, інтенсивність праці, вислугу років тощо;
- премії — регулярні та разові, що мають відношення до трудових обов’язків;
- індексація заробітної плати — за періоди інфляції;
- оплата за роботу у вихідні, надурочний час, вечірній або нічний час;
- відпускні за попередні відпустки, якщо вони виплачувалися у розрахунковий період (частково враховуються);
- оплата за час простою не з вини працівника.
Не враховуються у формулу відпускних:
- матеріальна допомога (не всі її види);
- виплати за лікарняними (оплата тимчасової непрацездатності);
- разові премії, не пов’язані з трудовою діяльністю;
- компенсації за невикористану відпустку (при звільненні);
- допомога на поховання, народження дитини тощо.
Важливо: перелік виплат, які включаються чи не включаються до розрахунку, визначається діючим законодавством і деталізується у Порядку обчислення середньої заробітної плати (Постанова КМУ №100).
Розрахунковий період — чому це майже завжди 12 місяців
Для обчислення відпускних використовується середня заробітна плата за розрахунковий період. Стандартно це 12 календарних місяців, що передують місяцю виходу у відпустку. Якщо працівник працює менше року, розрахунок ведеться з фактично відпрацьованих місяців.
- Якщо працівник працює менше місяця — беруть фактично відпрацьовані дні.
- Якщо відсутні виплати за певні місяці — вони виключаються з розрахунку, а середня зарплата рахується з решти місяців.
- При переході на іншу посаду у того ж роботодавця — розрахунковий період не переривається.
В які випадки розрахунковий період змінюється
Іноді 12-місячний період не застосовується. Так відбувається, якщо:
- Працівник працює менше 12 місяців — береться весь відпрацьований час.
- Весь період працівник не мав заробітку — розрахунок проводять з тарифної ставки (окладу) на момент відпустки.
Формула розрахунку відпускних — суха математика без прикрас
Весь розрахунок зводиться до визначення середньої заробітної плати за один календарний день у розрахунковому періоді, а потім множення цієї суми на кількість днів відпустки.
Середньоденна зарплата = Сума нарахованої зарплати за розрахунковий період / Кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за вирахуванням свят і неробочих днів).
Далі отримане число множиться на кількість календарних днів відпустки. У розрахунок не включаються офіційні святкові і неробочі дні, які припадають на період відпустки.
- Сума відпускних = Середньоденна зарплата × Кількість днів відпустки (без святкових днів).
Як вираховуються святкові дні
Святкові та неробочі дні, визначені законодавством, при розрахунку відпускних не оплачуються і не включаються до загальної кількості днів відпустки. Якщо на відпустку припадає, наприклад, День Незалежності або Великдень — ці дні не оплачуються, а відпустка “подовжується” на відповідну кількість днів.
Які дні не враховуються в розрахунку — винятки та підводні камені
З формули розрахунку відпускних виключаються періоди, коли працівник:
- перебував у відпустці без збереження заробітної плати;
- був на лікарняному або у відпустці по догляду за дитиною;
- не працював через простій не з вини працівника;
- виконував державні або громадські обов’язки з відривом від роботи.
Ці дні не враховуються як у чисельнику (зарплата), так і у знаменнику (кількість днів) розрахункової формули.
Бухгалтерія зобов’язана коригувати кількість днів у розрахунковому періоді, якщо працівник хоча б раз був на лікарняному чи у неоплачуваній відпустці.
Як враховуються зміни в окладі — індексація та підвищення
Якщо в розрахунковому періоді відбувалося підвищення окладу чи тарифної ставки, відпускні перераховуються з урахуванням коефіцієнта підвищення. Це правило діє лише для тих працівників, яким підвищили оклад у розрахунковому періоді та які отримували зарплату за старими ставками.
- Коефіцієнт підвищення = Новий оклад / Старий оклад.
Зарплата за місяці, коли діяла стара ставка, множиться на цей коефіцієнт, після чого обчислюється середньоденна зарплата.
Підвищення окладу після розрахункового періоду не впливає на суму відпускних.
Премії та надбавки — коли вони враховуються, а коли ні
У розрахунок відпускних включаються всі премії, що мають регулярний характер (місячні, квартальні, річні), а також надбавки за особливі умови праці. Разові премії (наприклад, до свят чи за одноразові досягнення) не враховуються, якщо вони не пов’язані з основною діяльністю працівника.
- Місячні премії враховуються повністю за ті місяці, коли вони нараховані.
- Квартальні чи річні премії розподіляються пропорційно до місяців, за які вони виплачені.
Премії, які нараховані одночасно за кілька місяців, розподіляються рівними частинами на кожний із цих місяців.
Бухгалтерія зобов’язана чітко документувати, за які періоди нараховані премії, і правильно їх розподіляти.
Відпускні для працівників на неповному робочому часу — нюанси обліку
Для тих, хто працює на умовах неповного робочого часу (неповний день або тиждень), відпускні розраховують на основі фактично отриманої зарплати відповідно до відпрацьованого часу. Середньоденна зарплата визначається аналогічно повній зайнятості, але враховується лише фактично нарахована сума. При такій схемі важливо коректно визначити розрахунковий період і виключити всі неоплачувані дні.
- Якщо працівник працює неповний робочий день — сума відпускних буде пропорційна зайнятості.
- Відпустка надається в календарних днях, незалежно від графіка роботи.
Законодавством не передбачено зменшення тривалості щорічної відпустки для працівників на неповному робочому часу.
Відпустка після декрету чи лікарняного — особливості розрахунку
Після тривалої відсутності через декрет (відпустка по вагітності та пологах, догляд за дитиною) або при поверненні з лікарняного розрахунок проводиться з особливостями. Якщо за останні 12 місяців працівник не мав заробітку, то відпускні обчислюють, виходячи з окладу, встановленого на момент відпустки. Якщо заробіток був лише частково, враховуються лише ті місяці, коли працівник відпрацював хоча б один день.
- Відпустка після декрету: розрахунок ведеться з фактично відпрацьованих днів або з тарифної ставки.
- Відпустка після лікарняного: у формулі враховується лише період фактичної роботи.
У разі зміни окладу після повернення з декрету чи лікарняного до розрахунку може застосовуватися коефіцієнт підвищення, якщо це передбачено законодавством.
Практичний приклад розрахунку відпускних — покроково
Для кращого розуміння — класичний приклад:
- Працівник іде у відпустку на 14 календарних днів у липні.
- Розрахунковий період — липень минулого року — червень поточного.
- Сума зарплати за розрахунковий період (із преміями, надбавками) — 180 000 грн.
- З розрахункового періоду виключено 20 днів лікарняних та 10 днів відпустки без збереження зарплати.
- Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 365 (повний рік) мінус 20 (лікарняні) мінус 10 (без збереження) = 335 днів.
Середньоденна зарплата = 180 000 грн / 335 = 537,31 грн.
Кількість днів відпустки — 14, припадає 1 офіційне свято (наприклад, День Конституції), яке не оплачується.
Днів для оплати — 14 – 1 = 13.
Сума відпускних = 537,31 × 13 = 6 984,99 грн.
Усі розрахунки повинні проводитися з точністю до копійки, а сума відпускних виплачується не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.
Поширені помилки при розрахунку відпускних — на що звернути увагу
Навіть досвідчені бухгалтери можуть допускати помилки, через які сума виплат зменшується або збільшується неправомірно. Основні з них:
- неправильне визначення розрахункового періоду (наприклад, взято не ті 12 місяців);
- включення до розрахунку лікарняних або матеріальної допомоги;
- невиключення з періоду днів відпустки без збереження зарплати;
- неврахування коефіцієнта підвищення окладу;
- неправильний розподіл премій (наприклад, квартальні премії не розподілені на всі місяці кварталу);
- невірне врахування святкових днів, через що відпустка “скорочується”;
- неперевірені розрахунки для сумісників або працівників на неповний робочий час.
Контролювати правильність розрахунку важливо, оскільки саме працівник несе ризик недоплати. При підозрі на помилку можна вимагати письмовий розрахунок від бухгалтерії.
Як діяти, якщо відпускні нараховані неправильно — алгоритм у 4 кроки
Якщо сума відпускних виглядає заниженою або невірною, слід діяти за такою схемою:
- Запитати у бухгалтерії деталізований розрахунок із зазначенням усіх врахованих виплат і періодів.
- Перевірити розрахунок самостійно за допомогою калькулятора відпускних або офіційних формул.
- У разі виявлення помилки — письмово звернутися до керівника чи у відділ кадрів із вимогою провести перерахунок.
- Якщо питання не вирішене — звернутися до Держпраці або до суду для захисту прав.
Варто пам’ятати, що роботодавець не має права зменшувати суму відпускних навіть за згодою працівника. Недоплата карається штрафами, а працівник має право на компенсацію.
Як змінюється сума відпускних при переході з однієї роботи на іншу
У разі звільнення працівника й переходу до іншого роботодавця нарахування відпускних здійснюється окремо за кожним місцем роботи. Невикористана відпустка при звільненні компенсується грошима, а новий розрахунковий період починається з першого дня роботи на новому місці.
- Компенсація за невикористану відпустку не враховується до розрахунку відпускних на новому місці роботи.
- Стаж, що дає право на відпустку, обчислюється окремо для кожного роботодавця.
Важливо: якщо працівник працює за сумісництвом у кількох компаніях, відпускні виплачуються на кожному місці роботи окремо, пропорційно відпрацьованому часу й отриманому доходу.
Додаткові відпустки: як рахувати, якщо працюєш у складних умовах чи маєш пільги
Окрім основної щорічної відпустки, деякі категорії працівників мають право на додаткові дні (за шкідливі умови, особливий характер роботи, інвалідність тощо). Розрахунок таких відпускних ідентичний основним: береться середня заробітна плата за розрахунковий період, множиться на кількість календарних днів додаткової відпустки (без святкових днів).
- Якщо відпустка поділена на частини — розрахунок суми проводиться для кожної частини окремо, виходячи з того ж періоду й зарплати.
- Додаткові відпустки не можуть бути замінені грошовою компенсацією, окрім випадків звільнення.
Усі відпускні — основні та додаткові — повинні виплачуватися вчасно та в повному обсязі, незалежно від джерела фінансування.
Відпускні для сумісників — що змінюється у формулі
Працівники, які працюють за сумісництвом, отримують відпускні окремо за кожним місцем роботи. Розрахункова формула тут не відрізняється від загальноприйнятої: береться середній заробіток за 12 місяців (або фактично відпрацьований період), а святкові дні виключаються. Головне — для кожної роботи розрахунок ведеться окремо, на основі фактично нарахованої зарплати за місцем сумісництва.
- Сума відпускних пропорційна відпрацьованому часу на кожному підприємстві.
- Відпустка на основному місці роботи не є підставою для відпустки за сумісництвом, якщо графіки не збігаються.
У випадках, коли працівник одночасно йде у відпустку на обох роботах, сума відпускних нараховується окремо за кожною посадою. При цьому розрахунковий період і склад виплат можуть суттєво відрізнятися — все залежить від індивідуальних умов працевлаштування.
Якщо за місцем сумісництва працівник працює менше 12 місяців, розрахунок базується на фактичному заробітку за цей час.
Відпускні під час воєнного стану, мобілізації та інших форс-мажорів
У період воєнного стану та мобілізації діють окремі правила для відпусток і виплати відпускних. Згідно з чинним законодавством, під час мобілізації чи призову працівник має право на невикористану відпустку, яку компенсують грошима або надають після повернення. Виплата відпускних у таких випадках може відбуватися із затримкою, але роботодавець зобов’язаний провести повний розрахунок згідно з нормами права.
- Якщо працівник перебуває у відпустці під час оголошення мобілізації, дні невикористаної відпустки переносяться або компенсуються.
- Відпускні за період відпустки, що не використана через мобілізацію, розраховуються за тими ж формулами, що й у мирний час.
Сума компенсації або виплата відпускних не може бути зменшена через особливі умови воєнного стану.
Корисні лайфхаки — як отримати більше відпускних законно
Існує кілька легальних способів збільшити суму відпускних або уникнути помилок у їх розрахунку. Практичні поради:
- Слідкуйте за виплатою премій: якщо є можливість, просіть бухгалтерію оформляти премії в розрахунковий період, що передує відпустці.
- Плануйте відпустку так, щоб на неї припадало менше святкових днів — так оплачуваних днів буде більше.
- Якщо очікується підвищення окладу, оформіть відпустку після офіційної зміни тарифної ставки.
- Зберігайте всі розрахункові листки та вимагайте деталізацію виплат — це допоможе відстояти свої права у разі спорів.
- Обирайте терміни відпустки так, щоб уникати періодів відряджень чи лікарняних у розрахунковому періоді.
Закон дозволяє працівникові вимагати перерахунок відпускних навіть після виплати, якщо виявлено помилку чи недоплату.
Як проконтролювати правильність нарахування відпускних самостійно
Перевірити точність нарахування можна за допомогою нескладного алгоритму:
- Підрахуйте загальну суму зарплатних виплат за останні 12 місяців (без лікарняних, матеріальної допомоги та разових премій).
- Відніміть усі дні відпусток без збереження зарплати, лікарняних, декрету — вони не входять у розрахунок.
- Поділіть суму на кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за мінусом виключених днів).
- Помножте середньоденний заробіток на кількість оплачуваних днів відпустки (без святкових днів).
Якщо отримана сума суттєво відрізняється від нарахованої бухгалтерією — вимагайте деталізовану розшифровку розрахунку.
Що врахувати, якщо відпустка оформлюється “заднім числом” або терміново
Виплата відпускних “заднім числом” — порушення трудового законодавства, але на практиці іноді трапляється. У такому разі сума відпускних визначається за формулою, яка діє на момент фактичного виходу у відпустку, а не на дату оформлення документів. Якщо відпустка оформлена терміново (менше ніж за три дні до початку), роботодавець зобов’язаний виплатити відпускні не пізніше останнього робочого дня перед відпусткою, навіть якщо працівник повідомив про відпустку в останню мить.
У разі затримки виплати працівник може вимагати компенсацію за порушення термінів.
Найчастіші запитання про відпускні — короткі відповіді
Чи можна взяти відпустку частинами і як це вплине на виплати?
Так, закон дозволяє розділяти щорічну основну відпустку на частини, але одна з них має бути не менше 14 календарних днів. Відпускні розраховуються окремо для кожної частини, але за тим самим розрахунковим періодом. Сума не зменшується.
Чи оподатковуються відпускні?
Відпускні підлягають оподаткуванню на загальних підставах: утримується податок на доходи фізичних осіб та військовий збір. Єдиний соціальний внесок також нараховується.
Що робити, якщо відпускні не виплатили вчасно?
Роботодавець зобов’язаний виплатити відпускні не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. За затримку виплати передбачені штрафи та компенсація працівникові. Можна звертатися зі скаргою до Держпраці.
Чи можна замінити відпускні грошовою компенсацією?
Грошова компенсація можлива лише за невикористані дні відпустки при звільненні. В інших випадках відпустка повинна надаватися у натурі — тобто у вигляді днів відпочинку з оплатою.
Чи враховуються лікарняні в розрахунковому періоді?
Ні, дні лікарняних і суми виплат по тимчасовій непрацездатності виключаються з розрахункового періоду, а виплати не враховуються до середньої зарплати для відпускних.
Висновок
Розрахунок відпускних — це не просто арифметика, а продуманий багаторівневий процес, у якому враховується безліч нюансів: розрахунковий період, склад виплат, святкові дні, зміни окладу, особливі умови праці. Головне правило — уважно контролювати розрахунок, знати свої права і не соромитися вимагати деталізації від бухгалтерії. Правильний розрахунок і своєчасна виплата відпускних — це не лише гарантія фінансової стабільності під час відпочинку, а й показник дотримання трудових стандартів у компанії. Якщо виникають спірні ситуації — закон і практика на боці працівника, а сучасні інструменти дозволяють перевірити розрахунок самостійно й оперативно відстояти свої права.